Картотеки

Несмотря на распространение электронного документооборота, бумажная документация до сих пор используется. Для таких документов важно предусмотреть место для бережного и систематизированного хранения. Чтобы держать их в упорядоченном виде, задействуют картотечные шкафы. Они характеризуются особой конструкцией — включают в себя:

1. Корпус из металла.
2. Антиопрокидывающее устройство. Оно позволяет открывать ящики только по очереди. Так конструкция сохраняет устойчивость.
3. Телескопические направляющие. Обеспечивают плавное перемещение ящиков с документами.
4. Надежный центральный замок. Благодаря ему несанкционированный доступ к документации исключен.
5. Выдвижные ящики. Они оборудуются подвесными держателями для файлов и папок.

Использование картотечных шкафов позволяет удобно и безопасно хранить документы любого формата. Бумаги А4 и A5 хранятся вертикально. Если нужно разместить формат А1, то он фиксируется в горизонтальном положении в ящиках, расположенных выше.

Картотеки делятся на типы в зависимости от параметров и дополнительного функционала. Подразделение идет по габаритам, формату документов, количеству ящиков и ориентировочной нагрузке. Чтобы избежать проблем, лучше покупать сертифицированную по ГОСТ мебель. Она обладает положительными сторонами, высокими техническими характеристиками и сохраняет функционал на протяжении десятков лет.

Преимущества картотечных металлических шкафов

Распространение мебели обусловлено положительными сторонами. К ним относят:

1. Функциональность. Картотеки могут использоваться для хранения документации разного формата, важности и степени конфиденциальности.
2. Удобство. Чтобы выдвинуть ящик и вытащить нужную папку или файл, надо потратить несколько секунд. Для его перемещения не нужно много усилий или их приложения под определенным углом. Ящики выдвигаются легко, что позволяет любому человеку использовать картотеку.
3. Прочность. Задается на этапе изготовления за счет использования металлического сплава. Если картотечный шкаф закрыт, то открыть его можно только с помощью ключа. Взлом потребует времени и спровоцирует выделение шума. Это усложнит задачу для злоумышленника, желающего получить доступ к конфиденциальной информации, например.
4. Стойкость к влиянию внешних факторов. Долго находящаяся под влиянием прямых лучей солнца, повышенного уровня влажности или пыли конструкция не теряет изначальный облик. Она не требует внимательного ухода, оставаясь важной частью интерьера кабинета, например.

К плюсам относится стойкость к повышенной температуре. Документы остаются в целости даже во время пожара.

Картотечные шкафы — предназначение

Основное назначение — хранение документации. При необходимости можно подобрать мебель, в которой удобно размещаются бумаги любого формата. Есть возможность хранить их отдельно или в файлах, скоросшивателях, папках.

Шкафы проектируются с ориентиром на быстрое и простое размещение множества важных бумаг, создание удобной и эффективной системы их хранения, оперативный поиск. Мебель чаще ставят в архивах, офисах, канцеляриях и кадровых отделах. Она используется, чтобы хранить личные дела работников или бухгалтерские бумаги в значительных объемах. Последнее чаще наблюдается в больших организациях. Для них важна систематизация документов, связанных с бухгалтерией. Картотеки используются и мелкими фирмами, но распространены среди них меньше. Из-за небольшого документооборота в малых фирмах картотечные шкафы из металла применяются реже.

Вторичное назначение картотек — защита документации. Чтобы мебель могла выполнить эту функцию, для ее изготовления применяют прочные металлы. Благодаря этому картотеки защищают находящиеся внутри бумаги от механических воздействий, прямых лучей солнца, пыли, деятельности насекомых и температурных перепадов.

Особенности металлических картотечных шкафов

Мебель имеет простую и лаконичную конфигурацию. Шкаф изготавливается в виде прямоугольника или квадрата. Выдвижные ящики располагаются в один или несколько рядов. Один размещается над другим. Если место в помещении ограничено, то можно купить узкие и высокие модели. Они подходят для хранения небольших по размеру документов.

Если нужно разместить большие объемы бумаг, то лучше покупать широкие и высокие модели. Мебель не обязательно оборудуется выдвижными ящиками. Есть модели, которые вместо них, имеют полочки внутри. На них можно складывать или устанавливать в вертикальном положении папки с бумагами, например.

Выдвижные ящики, входящие в состав стандартной мебели, могут оборудоваться перегородками. Это удобно, когда надо разделить на категории хранимые вместе бумаги. Чаще перегородки можно быстро вытащить или установить обратно. Так картотеку переориентируют на выполнение разных задач.

Для хранения больших объемов бумаг подойдут модели с выдвижными ящиками на телескопических направляющих и доводчиках. Наличие таких элементов упрощает доступ к верхним ярусам. Это важно для человека, не обладающего большой физической силой или ловкостью.

Как выбрать картотеку

Если надо подобрать картотечный шкаф для хранения одного формата, то нужно учесть его глубину, ширину, высоту, например:

1. Для А0 подойдет модель с размерами 1000 × 1350 × 735–1350 мм.
2. А1 — 750 × 1000–1350 × 735–1350 мм.
3. А4 — 600–630 × 500–600 × 1000–2000 мм.
4. А5 — 420–630 × 525–600 × 1000–2000 мм.

Когда нужно подобрать картотеку для установки в офисе с целью использования для размещения персональных документов сотрудников, стоит изучить специфику его работы. Надо понять, какие бумаги будут в ней размещаться, представить их объем.

При подборе учитывается, что от продуманности наполнения зависит удобство в эксплуатации. Если внимательно отнестись к выбору, то получится наладить работу с документами в будущем, сделав ее эффективной, безопасной для хранимых бумаг, удобной для персонала.

Если планируется размещать документацию с разными форматами в одной картотеке, то лучше покупать универсальные аналоги. Они включают в себя ящики, ориентированные на расположение бумаг различного размера. Такие решения распространены среди фирм с небольшим документооборотом.